La junta de vecinos es uno de los momentos más delicados e importantes en toda comunidad de vecinos. Uno de los grandes problemas suele ser siempre el mismo: los largos retrasos en el tratamiento de los diferentes temas que van surgiendo. Se suele decir incluso a veces eso de que «uno sabe cuándo entra en una junta de vecinos pero no cuando sale». Para evitar este tipo de reuniones interminables, te damos una serie de trucos y consejos para agilizar tu junta de vecinos y poder acabar cuanto antes y sin interrupciones.

Comunicar la junta de vecinos con tiempo

La convocatoria de la junta de vecinos es una de las funciones de un presidente de la comunidad. Sabemos que es algo que todo presidente de una comunidad de vecinos sabe perfectamente, pero nunca está de más recordarlo: el establecimiento de una fecha y una hora para esta junta de vecinos es una disputa muy habitual, ya que a unos les viene mejor una hora y a otros otra. Trata de informarte previamente sobre cuáles son los momentos que vienen mejor a la mayoría de propietarios e intenta establecer una franja horaria que venga mejor a la mayoría.

Lo recomendable es comunicar con un mínimo de seis días la convocatoria de la junta de vecinos con los puntos que se van a tratar y colocarla en algún sitio visible de la comunidad (la entrada suele ser el sitio idóneo). Puedes ayudarte de elementos que aporten visibilidad a dicha comunicación (folios de colores, tipografías grandes, etc). Por supuesto, tanto si es una Junta General (una vez al año) como si es una Junta Ordinaria o Extraordinaria, ha de convocarse dentro de los plazos legales que se establezca para cada tipo.

Objetivos preestablecidos

Los objetivos de la junta de vecinos deben de estar bien claros desde el primer momento, para que no haya ningún tipo de confusión al respecto. La orden del día debe estar expuesta claramente en la convocatoria, para que los propietarios estén informados de los temas a tratar. Esta relación de puntos debe ordenarse de mayor a menor importancia y prioridad. En el caso de que se exponga un tema a última hora que no esté incluido en la orden del día, deberá esperar a que se traten todos los demás que sí están, aunque en esa junta por ley no sería obligatorio para los asistentes debatir dicho punto.

Exposición de puntos concisa

A nadie le gusta perder el tiempo en la junta de vecinos, por lo que es muy recomendable que se sigan a rajatabla los puntos de la orden del día y se expongan de una manera breve, clara y concisa, sin rodeos. Es de ayuda también el llevar de forma escrita toda la documentación necesaria de los temas que se vayan a tratar, por si algún vecino quiere ver algún contrato o presupuesto en detalle. Si se va a contratar a algún proveedor externo de servicios, como puede ser el servicio de limpieza de comunidades, es una buena opción contar con algún representante del propio proveedor durante la junta que resuelva todas las dudas al respecto.

Llegados a este punto también es básico recordar a los asistentes que pueden ejercer su turno de palabra pero que no se excedan en sus exposiciones para no alargar innecesariamente la junta de vecinos. De nuevo es básico haber trabajado previamente una comunicación con los vecinos para que sepan antes de la junta qué es lo que va a tratarse y que no haya ninguna duda que pudiera haberse ya resuelto en algún documento difundido con anterioridad a los vecinos.

Evitar conflictos en las juntas de vecinos de forma preventiva

Además de la desorganización, otro de los grandes motivos por los que suele alargarse la junta de vecinos suele ser las disputas personales. Es muy recomendable poder mediar previamente en estos conflictos antes de la celebración de la reunión vecinal, para que así el malestar por una cuestión puntual no se traspase al conjunto de la comunidad.

También la creación de bandos entre propietarios respecto a temas trascendentes (como la contratación de conserjes o la instalación de ascensores) suelen dar quebraderos de cabezas al presidente de la comunidad. Una buena idea es llevar preparados los pros y los contras de cualquier decisión para que puedan debatirse de una manera sosegada en la junta de vecinos y que acabe primando el interés general por encima del particular.

Todo por escrito

Como ya hemos mencionado, en la junta de vecinos es muy importante llevar toda la documentación por escrito, pero también es interesante el ir tomando notas escritas (ya sea el presidente o el secretario) de cada punto tratado, para que así a la hora de registrar el libro de actas no se olvide ninguno de los datos mencionados.

Acabada la junta de vecinos, es necesario cerrar el acta y notificarla a los vecinos, colocándola en alguna zona común como muy tarde 10 días después de la celebración de la reunión. Para el cierre de acta es necesario la firma tanto del presidente como del secretario de la junta.

Ayúdate de las redes sociales

Hoy en día una gran mayoría de los propietarios ya está presente en redes sociales como Facebook o WhatsApp. ¿Por qué no aprovechar ya esa presencia para comunicarse con los vecinos? Muchos propietarios te agradecerán que les mantengas informados a través de Internet, ya que a veces es incluso la solución más rápida cuando se tiene alquilado el inmueble a un tercero.

En Facebook existe la opción de creación de grupos para poder hablar distintos temas, e incluso tiene una herramienta para creación de encuestas en dichos grupos, por lo que ahí ya puedes ir sondeando previamente las ideas y sentimientos de la comunidad antes de la junta de vecinos.

WhatsApp es otra gran manera de mantener informados a los vecinos puntualmente. Un grupo en el que estén todos los vecinos es lo ideal, aunque a veces al haber mucha gente se acaba desviando la conversación a temas no estrictamente de la comunidad e incluso puede llegar a ser un incordio. Para casos de comunidades de vecinos muy amplias, lo ideal sería la creación de una lista de difusión en WhatsApp por parte del presidente de la comunidad, para poder comunicar a los propietarios cualquier cosa que fuese de su interés.

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