Constituir una comunidad de vecinos puede ser algo que a priori parezca muy tedioso y que requiera de muchísimo papeleo. No obstante, su creación es algo que solo requiere de unos pocos pasos, que tenemos que tener muy claros para comenzar la andadura de nuestra comunidad de propietarios. En Limpiezas El Globo te contamos cuáles son estos pasos.

Celebración de la primera Junta de Propietarios

En la primera junta de vecinos deben estar presentes todos los propietarios de inmuebles del edificio. Durante la misma se deben redactar dos documentos: el Acta de Constitución de la propia comunidad de vecinos, y los Estatutos de la comunidad. De la redacción de este último documento se suele encargar el promotor del inmueble. En este caso, tan solo habría que aprobarlos en esta primera junta vecinal.

No hay un modelo oficial de Estatutos, aunque por ejemplo en la web de la Comunidad de Madrid proponen un modelo estándar que habrá que adaptar a las características de cada comunidad de vecinos. También hay páginas que te permiten ir rellenando un modelo estándar de acuerdo a los datos del inmueble.

Elección de cargos de la comunidad de vecinos

Dentro del Acta de Constitución de la Junta de Propietarios se deberá especificar también los cargos correspondientes de la comunidad de vecinos, que se irán renovando de forma anual. Estos cargos son los siguientes:

• Presidente: cargo obligatorio, hay dos maneras de elegirlo: o por turno rotatorio, o por sorteo. La persona que sea elegida sólo podrá renunciar al cargo mediante un juez y por razones justificadas. Es el principal representante de la comunidad. Las funciones del presidente de la comunidad van desde convocar Juntas Ordinarias y Extraordinarias hasta velar por los pagos de las cuotas de todos los vecinos.
• Vicepresidente: cargo opcional. Su función es ayudar al presidente de la comunidad en sus tareas. Sin poder de decisión salvo por incomparecencia en la junta del presidente.
• Secretario y administrador: cargos obligatorios. Estos puestos pueden ser asumidos por una misma persona (de hecho es recomendable en algunas comunidades). El administrador deberá tener cualificación profesional y legal para ejercer sus funciones.

En el Acta de Constitución se debe acordar la periodicidad de la Junta de Propietarios, que por norma general suele ser anual.

Presupuesto y aprobación de primeros gastos de la comunidad

El Acta de Constitución de la comunidad deberá incluir los acuerdos tomados durante la primera Junta de Propietarios. Para que desde el inicio haya un buen funcionamiento de la comunidad de vecinos, Es muy recomendable que en la orden del día de esta primera reunión vecinal se incluya la votación de la aprobación de los siguientes puntos:

• Presupuesto inicial de la comunidad de vecinos y de las cuotas a abonar por los propietarios del inmueble.
• Primeros gastos de la comunidad. Ejemplos: contratación de una empresa de limpieza de comunidades, suministros de agua y energía en la comunidad, mantenimiento de jardines, póliza de seguro del edificio, contratar empresa de conserjes, etc.
• Creación de un fondo de reserva para la comunidad de vecinos. El importe de este fondo no podrá ser inferior al 5% del presupuesto ordinario anual de la comunidad (en el momento de su constitución ese importe podrá ser del 2,5% de dicho presupuesto anual).
• Apertura de una cuenta corriente donde se harán los pagos e ingresos de la comunidad.
• Aprobación de los Estatutos de la Comunidad.
• Aprobación de las normas o Reglamento de Régimen Interior, si los hubiere.
• Aprobar la solicitud del Número de Identificación Fiscal (N.I.F) de la Comunidad de Propietarios a la Agencia Tributaria

Cierre del Acta de Constitución y registro de la Comunidad de Propietarios

Tras la aprobación de los puntos anteriores (y otros que puedan surgir debido a las características de la comunidad), es hora de cerrar el Acta de Constitución de la primera Junta de Propietarios. Este documento es el primero del famoso Libro de Actas de una comunidad de vecinos. El Libro de Actas debe ser guardado por el secretario, aunque también lo suele guardar el administrador de fincas encargado de la comunidad.

El típico Libro de Actas se pueden comprar en cualquier papelería. Es necesario registrar dicho libro en el Registro de la Propiedad para que tenga una validez jurídica. El registro se realiza con una instancia firmada por el presidente de la comunidad de vecinos y su firma legalizada ante notario o ante el mismo registrador de la propiedad.

Por último, para obtener el N.I.F. habrá que rellenar el conocido ‘modelo 037’ de la Agencia Tributaria y presentarlo en la Delegación de Hacienda correspondiente. El presidente debe firmar este documento y deberá acompañarse de una copia del Acta de Constitución, fotocopia del DNI del propio presidente de la comunidad de vecinos y la escritura de División Horizontal del edificio.

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